Software de Facturación para Pymes: Cómo elegir el mejor

Software de Facturación para Pymes

Para la mayoría de los propietarios y/o administradores de negocio, todo lo relacionado con la facturación, las órdenes de compra, las cuentas por pagar y los informes de ventas, son tareas que no dan espera y que si no se cuenta con las herramientas adecuadas, pueden llegar a salirse de control impactando negativamente en los resultados del negocio.

Si este escenario te suena familiar, es momento de considerar invertir en un software de facturación que te ayude a realizar tareas repetitivas con el objetivo de optimizar los recursos de tu negocio al máximo.

Algunas ventajas de tener un software de facturación

  • Puedes grabar todos tus clientes y almacenarlos en una base de datos segura.
  • Tendrás un registro de todas tus ventas, facturas, proveedores, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, inventarios, bancos, entre otros.
  • Si la herramienta funciona en la nube tendrás acceso a la información desde cualquier lugar e implementar planes de acción en tiempo real.
  • Reduces el tiempo de ejecución de las tareas de tu fuerza de ventas y demás integrantes de tu equipo de trabajo.
  • Reduces el impacto de fraudes, abuso de empleados y errores en la facturación.

Por todo lo mencionado anteriormente y muchos otros factores más, estamos de acuerdo en que contar con un software de facturación es de gran ayuda para cualquier empresa y la inversión está justificada.

Sin embargo, la parte más compleja está en la elección de un software de facturación que esté alineado con las necesidades de tu negocio, debido a que hay docenas de sistemas y herramientas en el mercado que prometen ser la solución definitiva a todos sus problemas. Cuidado, recuerda que no existen herramientas buenas ni malas, sino mal elegidas.

Al llegar a este punto hay que actuar con cautela y mucho sentido común, porque la elección equivocada puede generar más problemas de los existentes. además de recursos valiosos como tiempo y dinero.

Para ayudarte a encontrar el camino en la elección de un software de facturación ideal para tu negocio, te compartiré un check list con 11 claves que debes tener en cuenta al momento de elegir una herramienta de este tipo.

1. Registro de clientes

Esta es la base de cualquier sistema de facturación. ¿Qué tipo de información requieres para almacenar cada uno de tus clientes? Hay que pensar en cada detalle por insignificante que parezca. Algunos de los datos más obvios son: dirección, teléfono, fax, móvil, correo electrónico, dirección web, etc.

¿Pero has pensado en ir un poco más allá? ¿Qué sucede con información más detallada? Por ejemplo: ¿dónde van a encontrar los clientes información relacionada con descuentos, concursos y/o eventos? De acuerdo a la naturaleza de tu negocio, debes darle diferentes opciones a tus clientes potenciales y actuales.

2. Opción multi contacto y aprovechar el poder de la comunicación

La mayoría de clientes tienen múltiples contactos, ¿deseas almacenar estos datos de manera individual? Esta elección dependerá de los objetivos de tu negocio. También es importante tener presente el poder del “voz a voz”, debido a que para nadie es un secreto que es la forma de publicidad más poderosa para cualquier empresa y uno de los factores más importantes en la fidelización de clientes es brindarles un excelente servicio.

Para cubrir este aspecto a cabalidad, una gran idea es llevar un registro de todas las llamadas y comunicaciones con sus clientes para luego compartirla con tu equipo de trabajo, de tal forma que mejore día a día la comunicación interna dentro del negocio, lo que se traduce en un servicio más personalizado para tus clientes.

3. Sistema con múltiples envíos

Una de las funciones obvias de un software de facturación es crear pedidos para los clientes, pero también vas a necesitar registrar información relacionada con los empleados, vendedores, tener disponible opciones flexibles de despacho al igual que varios envíos por cliente, entre otras.

4. Herramienta de búsqueda interna

De nada servirá que tengas una gran cantidad de información almacenada si no es posible acceder a ella fácilmente. Es importante validar que el software de facturación con el que vas a trabajar cuenta con un motor de búsqueda flexible y fácil de usar.

¿Qué tipo de información puede buscar? Algunos de los más relevantes son: código de cliente, nombre o razón social, teléfono, dirección, fecha de pedido, fecha de expedición, fecha de vencimiento facturas, etc.

5. Información de impuestos y gravámenes

¿Tu software de facturación te permite cambiar fácilmente las tasas de impuestos de acuerdo al tipo de pedido? ¿Maneja un sistema único de moneda o tiene diferentes opciones? Es importante recordar que cada país maneja su propia reglamentación en materia de impuestos, por tal motivo, debes asegurarte que la solución que elijas se ajuste a la normatividad contable y tributaria del país donde opera tu negocio.

6. Presentación de informes

Uno de los aspectos clave de cualquier negocio hoy en día es la posibilidad de generar informes en cuestión de segundos, debido a que la dinámica de los negocios en la actualidad así lo exige con el objetivo de ser más competitivo. Por tal motivo, debes asegurarte que tu el software de facturación que elijas te permite calcular la información sobre las ventas por fecha, vendedor y tipo de cliente.

Si tu modelo de negocio es B2B (Business to Business), también debes considerar indicadores clave de rendimiento, tales como: despachos totales con base a fechas y empleados y toda la información que consideres relevante para tu negocio.

Importante: cualquier herramienta por buena que sea, sólo te arrojará la información que hayas ingresado en ella. Por lo tanto, debes validar que todos los datos están siendo almacenados correctamente.

7. Sistema de copia de seguridad confiable

Sin importar que contemos con el mejor software de facturación del mercado, es imprescindible ser precavidos y asegurarnos que cuenta con una opción que garantiza un respaldo de toda la información del negocio, debido a que ningún sistema es infalible ni libre de fallos.

8. Ayuda y soporte técnico online

Este es otro de los aspectos críticos de cualquier herramienta, así que no es suficiente con el hecho de que cuente con múltiples funcionalidades, sino que tenga personal disponible en cualquier momento para darle una mano cuando lo requiera.

Actualmente es muy común que las compañías tengan disponible la opción de soporte y ayuda en línea, sin embargo, también hay otras que ofrecen soporte “in company” o “in house”, asegúrate de elegir la que más estabilidad le ofrezca a tu negocio.

9. Presupuesto

Debes analizar muy bien este aspecto, debido a que es posible que te encuentres ante diversas opciones y, en algunos casos, extremas tanto hacia arriba como hacia abajo. Bajo ninguna circunstancia debes elegir un software de facturación porque sea la opción más económica del mercado, como tampoco deberás hacerlo porque sea la más costosa.

¿Por qué? Muy simple, el precio puede llegar a ser irrelevante, lo más importante es que la herramienta cuente con las funcionalidades que tu negocio requiere. Si estás buscando una solución con diferentes funcionalidades para empresarios independientes, Pymes y empresas de mayor tamaño, te invito a que conozcas TAO App. Este es un software administrativo y comercial que te ayudará a gestionar tu negocio de manera integral desde cualquier lugar.

10. Opciones de personalización

Si bien es cierto que la facturación es un proceso muy común y, si se quiere, muy estandarizado para la mayoría de empresas, cada negocio es un mundo aparte y tiene sus propios procesos.

Por tal motivo, es muy importante que de antemano tengas conocimiento del alcance que tiene tu software de facturación si llegara a necesitar algún tipo de personalización o adaptación a la medida de las necesidades de tu negocio y/o de la industria.

Debes saber que estas adaptaciones tendrán un valor adicional, pero la mayoría de las veces, es una inversión justificada debido a que impactarán positivamente en la ejecución de tareas específicas. No obstante, debes analizar los precios antes de tomar una decisión final, de tal forma que estén acordes con el presupuesto que tienes estipulado para tal fin.

11. Otras opciones y características

¿Qué más opciones buscas en un software de facturación? Si has llegado al punto donde todo el tema de la facturación y gestión de cuentas de tu negocio te abruman, lo más probable es que necesites un sistema integral que te ayude en la administración del mismo en las diferentes áreas clave, tanto a nivel administrativo como comercial, de tal forma, que puedas hacer un seguimiento diario a los resultados y tomar decisiones en el momento justo.

En la dinámica de los negocios de la actualidad, la mayoría de empresas tienen un desequilibrio en cuanto a la carga laboral que manejan vs el personal disponible para ejecutar a cabalidad todas las tareas del día a día.

En realidad, casi ninguna empresa tienen tiempo para auditar, analizar y unificar todas sus facturas de una forma manual, ahí es donde un software de facturación integral se convierte es un excelente aliado para la optimización de las áreas clave de la compañía.

¿Buscas un software de facturación que te ayude a gestionar tu negocio en el área administrativa y comercial de manera integral, a bajo costo y desde la nube?

Descubre todo lo que TAO App puede hacer por tu negocio. Ingresa Aquí.

¿Qué es TAO App? Breve introducción

En este corto vídeo, conocerás los detalles básicos y generales acerca de TAO App, míralo con atención y descubre todos los beneficios que tiene para tu negocio.

Si tienes alguna pregunta relacionada con la implementación de TAO App en tu negocio, puedes solicitar asesoría personalizada ingresando en el siguiente enlace: Necesito asesoría de TAO

Suscríbete y Descarga Contenido Exclusivo

Recibirás guías y tutoriales que te ayudarán a posicionar tu marca en Internet.

Nunca recibirás SPAM, sólo contenido valioso que te ayude a potenciar tu negocio.

The following two tabs change content below.
Director de marketing digital en O.S. Group S.A.S. - Certificado en Google AdWords, blogger en constante evolución, fanático de WordPress, apasionado del marketing en Internet y el Social Media. Ayudo a Pymes y autónomos para que aprovechen al máximo Internet como plataforma y herramienta de negocios, con el objetivo de aumentar la visibilidad de marca, atraer clientes potenciales y maximizar los beneficios.

Comparte tu opinión